У міській раді завершили роботу над створенням системи електронного документообігу. На думку чиновників, це дозволить значно зменшити використання паперових документів. А також зекономить третину часу, що витрачають чиновники на роботу із ними. Для цього у відділі звернень встановили один (у перспективі їх буде – три) швидкісний сканер вартістю біля 5 тисяч гривень. Поки система електронного документообігу працює в тестовому режимі.

– Пустивши одразу в роботу, не знаємо, який буде результат. Можливо, цю систему потрібно буде доопрацьовувати. Через те, ми зараз встановлюємо перший швидкісний сканер, який дозволяє  досить швидко сканувати документи з двох боків. Відділ звернень вже не буде весь пакет документів розносити кожного дня міському голові чи заступникам. А ці документи будуть приходити в електронній формі. Тобто, я, як заступник міського голови, буду в режимі он-лайн бачити, які документи прийшли для мене, – пояснює заступник мера Олександр Степанюк.

Система електронного документообігу, яка впроваджується у мерії, створювалась спеціально під тернопільську міську раду.

– Ми не купували готовий продукт. Ми не хотіли зіткнутися із тією проблемою, з якою зіткнулося багато міських рад по України. Ми коли проводили тендер, київські компанії пропонували готові продукти. Ми визначились із фірмою, яка розробила цей продукт під нас. Як свідчить практика, лише одна третина готового продукту використовується органом місцевого самоврядування. А дві третини висить, як баласт. Заплатили 270 тисяч, для прикладу а використовуєш тільки одну третину, – зазначає Олександр Степанюк.

У перспективі, кожен із тернополян, котрий звертався до міської ради і має доступ до Інтернету, зможе отримати інформацію про стан розгляду його справи в режимі он-лайн. Для цього йому буде наданий спеціальний код доступу.

– Уся система електронного документообігу буде дозволяти отримати інформацію, де знаходиться справа, чи вже вона готова і розглянута адміністративна послуга і можна отримати результат. Тобто, рішення ради, виконавчого комітету чи будь-який дозвільний документ будь-якого виконавчого органу. Це завдання максимум і ми обов’язково його виконаємо, – обіцяє чиновник.

Очікується, що система електронного документообігу повноцінно запрацює у міській раді вже у квітні. Як переконує Олександр Степанюк, розробник системи гарантував, що документи під час курсування внутрішньою локальною мережею не зникнуть, віруси їх не знищать, а можливість проникнення сторонніх осіб мінімізована до нуля. В електронний документообіг запустять всі без виключення звернення і заяви громадян, крім адміністративних послуг. Тому що при наданні такої послуги до уваги беруться тільки оригінали документів, а їхні скановані версії не котуються. Це, говорить заступник мера, єдина законодавча перепона, яка не дозволить уникнути обігу паперових документів.

До речі, на потреби міської ради в рік купляють паперу на 30 тисяч гривень.